Les dossiers médicaux informatisés

Partenaires: Axenita, la Caisse des Médecins, curaMED, emed, envymed, Handylife et Puls Medica. 

Il est impératif de consacrer du temps et de l’énergie au choix de votre dossier médical informatisé. Votre choix aura des répercussions financières mais surtout des implications sur la qualité des soins que vous pourrez proposer à vos patients et last but not least, sur votre plaisir à travailler. Même si nous sommes surpris de cette situation, force est de constater que vous n’obtiendrez pas d’aide des différente sociétés censées vous soutenir professionnellement.

Aussi surprenant que cela puisse paraître, il n’existe actuellement aucune référence mondiale de système de dossier médical électronique standardisé, modulaire, interopérable, à vocation universelle. Des initiatives de standardisation existent mais leur utilisation opérationnelle est à ce jour très limitée.  Ce manque de standards implique que la comparaison des différents dossiers médicaux informatisés est difficile et qu’il n’y a pas de garantie qu’à l’avenir les données d’un logiciel puissent communiquer avec un réseau ou/et être récupérées vers un autre logiciel (même si des initiatives sont en cours: Smeex, Smerf (sites en allemand)). Le choix d’un système de dossier médical électronique est une démarche délicate puisque passer d’un dossier médical informatisé à un autre est souvent laborieux. 

Pour vous aider dans votre choix, lisez au bas de cette page l’article Comment choisir son dossier médical informatisé?

Le dossier médical informatisé, les fonctions minimales

Il s’agit bien sûr d’une liste minimale mais qui doit pour le médecin servir de liste de contrôles, pour qu’il puisse s’assurer que le dossier médical qu’il choisira remplira ces critères de base.

 

  • Liste évolutive des problèmes
  • Liste évolutive des traitements
  • Gestion des antécédents du patient
  • Gestion des documents cliniques et des notes
  • Disponibilité des plans de traitements, de directives et de protocoles
  • Identification des interactions médicaments-médicaments et médicaments-allergies
  • Intégration des documents cliniques externes
  • Système d’alertes pour le médecin, pour le patient ou pour un autre prestataire de soins.
  • Liste de tâches
  • Système de communication sécurisée avec le patient, les pharmacies et les autres prestataires de soins.
  • Information et éducation du patient et de sa famille.
  • Etc.
Le dossier médical informatisé, les questions à se poser
  • Le système est-il attractif, convivial, offrant un apprentissage intuitif?
  • Le système s’ajuste-t-il à ma pratique?
  • Le système est-il spécifique à ma spécialité et/ou peut-il être adapté?
  • Le système peut-il être interrogé à distance et intègre-t-il des dispositifs mobiles?
  • Quelle formation et quel support le fournisseur apporte-t-il?
  • Est-ce que le(s) dispositif(s) de sauvegarde est (sont) robuste(s) et continuellement mis à jour?
  • Quel est le coût et le mode de financement du système (matériel et logiciel), des mises à jour, des sauvegardes, des licences, de la formation sur le site?
  • Jusqu’à quel point le système est-il interopérable (standards IHE, HL7, ICD-10, etc.)?
  • Puis-je voir comment le système fonctionne dans un environnement réel?
  • Suis-je certain de comprendre comment le système opère?
  • Serai-je capable d’utiliser le DME à au moins 80% dans un délai rapide?
  • Le groupe support est-il fiable à long terme?
  • Les règles liées aux licences d’exploitation du système ou de modules fonctionnels du système sont-elles clairement mentionnées sur le contrat?
  • Il existe de nombreuses modalités de stockage et de sauvegarde des données, sur site, à distance, dans le cloud, etc. La procédure et le coût de récupération de ces données en cas de changement de fournisseur sont-ils bien précisés sur le contrat?
  • Ce dossier médical informatisé pourra-t-il communiquer facilement avec un réseau (problème de standards), et si oui, pour quels coûts?

Axenita

Prêt pour aborder l’avenir grâce à une technologie de pointe, une structure modulaire et une grande flexibilité. Avec Axenita, votre cabinet médical est équipé de la meilleure façon pour faire face aux défis numériques de demain.

Caisse des Médecins

La Caisse des Médecins soutient activement les professionnels de la santé grâce à une palette de services spécialisés et des logiciels performants répondant aux besoins des médecins.

curaMed

Le système d’information médicale en ligne de Swisscom Health permet aux médecins d’optimiser leurs processus par voie électronique, quels que soient le moment et le lieu.

emed

emed est une solution médicale professionnelle dont le cœur est constitué de deux innovations majeures, le Dossier Médical Avancé emed, et le Réseau de Collaboration emed.

envymed

envymed, un outil agréable et fluide spécialement conçu pour les professionnels de la santé. Une solution informatique sans contrainte et sans serveur.

Handylife

Une solution complète de dossier patient informatisé qui est entièrement personnalisable et qui s’adapte aux besoins des médecins et de leurs assistantes médicales.

Puls medica

Pulse Medica est une application en ligne de gestion de l’activité médicale et paramédicale. Une conception modulaire qui s’adapte à vos besoins en permettant de composer vous-même la solution qui vous correspond.

La facturation et le transfert de données

Vous trouverez des informations dans l’article La facturation au cabinet, quel système choisir? publié initialement dans la revue “Le monde du médecin”. Il existe schématiquement deux solutions, soit facturer localement, soit utiliser un système de facturation déléguée. A CabinetMedical.ch, on préfère la 2ème solution.

Pour en savoir plus consultez les pages de nos partenaires: La Caisse des médecins, MediData.

Reconnaissance vocale

Avec la reconnaissance vocale, vous pouvez créer des documents de tout type et diriger simultanément votre PC. Le document écrit est immédiatement à votre disposition en temps réel après la dictée et supprime ainsi une frappe qui demande du temps. Vous pouvez dicter vos contenus directement dans le logiciel du dossier patient, de traitement de texte, de courriel ou d’administration.

Partenaire: Voicepoint AG

Dragon Medical One

La reconnaissance vocale médicale « Dragon Medical One » pour Windows et Mac permet d’optimiser la création de documents pour les rapports, lettres ou comptes-rendus.

Gestion de votre informatique

Pour la gestion de l’informatique de votre cabinet / centre médical, vous devez pouvoir vous appuyer sur un partenaire de qualité qui connaisse les spécificités et les exigences du monde médical. Si vous utilisez des logiciels métier, le recours à une entreprise  qui ait une expertise particulière pour les médecins est une nécessité.

Partenaires: Assymba Sàrl, e-sculape informatique médicale 

Assymba Sàrl

Spécialisés dans l’informatique pour cabinets médicaux, Assymba Sàrl est à même d’appliquer les mesures de sécurité dans votre cabinet ou centre de soins

e-sculape informatique médicale

Fondée en 2009 sous l’impulsion d’un informaticien et de deux médecins, e-sculape est une société spécialisée en informatique médicale concentrant son activité dans le domaine de la médecine ambulatoire.

Comment choisir son dossier médical informatisé?

Aussi surprenant que cela puisse paraître, il n’existe actuellement aucune référence mondiale de système de dossier médical électronique standardisé, modulaire, interopérable, à vocation universelle.Ce manque de standards implique que la comparaison des différents dossiers médicaux informatisés est difficile.

Définissez vos besoins

Le premier point à souligner est que ces vingt logiciels sont très différents les uns des autres. Certains par exemple ne sont que des applications administratives qui permettent la gestion des patients et la facturation mais ne proposent pas de vrais dossiers médicaux structurés. Cette grande variabilité rend leur comparaison très difficile. Sur ce point, on pourrait souhaiter que le catalogue de softwares médicaux édité annuellement par FMH Services présente une meilleure systématisation administrative, médicale et d’interconnexion des modules disponibles chez chaque fournisseur.

La toute première démarche consiste donc à définir les segments du dossier médical que vous souhaitez informatiser. Lorsque vous aurez choisi celles dont vous voulez disposer, vous devez exiger de votre fournisseur informatique qu’il vous démontre l’utilisation de chacune, si possible dans l’environnement réel du cabinet d’un confrère qui en a l’expérience : ce devrait être votre base de réflexion et de discussion. Cela peut paraître une évidence mais cette étape est essentielle. Si vous ne définissez pas précisément ce que vous attendez de votre logiciel, vous ne verrez, lorsque l’on vous présentera un programme, que ce que le logiciel propose et vous ne remarquerez pas les fonctionnalités non proposées que vous auriez souhaité avoir.

Pour vous aider dans ce choix, vous pourrez vous inspirer de deux pages de notre site. La première présente les fonctions minimales du dossier médical informatisé HL7, une première source d’inspiration. La deuxième page intitulée le dossier médical, les questions à se poser propose deux listes de questions qui devraient vous aider à analyser les logiciels que l’on vous présentera. La première liste propose quatorze questions, la seconde plus d’une soixantaine…

Schématiquement: Simple logiciel de gestion des patients et de facturation ou solution complète avec dossier médical informatisé ? Est-il ergonomique et convivial? Est-il adapté à ma spécialité ? Vous permet-il d’organiser les données comme vous le souhaitez (liste des problèmes, listes des traitements?) Permet-il de créer des ordonnances électroniques avec une vérification des interactions ? Offre-t-il la possibilité de facturation via des organismes externes (Caisse des médecins, Medidata), Propose-t-il un agenda? Un système de communication entre les différents membres du cabinet ? Vous permet-il d’intégrer les données provenant d’autres sources d’informations (de les intégrer, pas uniquement de les stocker) ? Le programme peut-il être interrogé à distance et intègre-t-il des dispositifs mobiles ? Vous permet-il de partager vos informations avec les autres partenaires et avec le patient ?

La langue

Si vous ne souhaitez pas utiliser un logiciel en allemand, vous pourrez écarter les sept logiciels qui ne proposent pas de version française.

Le système d’exploitation

Une autre limitation peut être celle du système d’exploitation. Pour ceux qui souhaitent une solution web, curaMED de curabill, envymed, Medionline de la Caisse des Médecins ou Pulse Medica de Praxo. 

Le fournisseur

Derrière chaque logiciel, un fournisseur… Apprenez à le connaître. Grandeur de l’entreprise ? Réputation ? Succursale en Suisse romande ? Site web en français ? Qualité et disponibilité du service après-vente, de la hotline, etc. ?

Demandez à vos collègues

Cette étape nécessite aussi de votre part un certain investissement en temps et en énergie. Vous pourrez cependant, au contact de vos collègues déjà installés, savoir quelle solution ils ont choisi et pourquoi, leur demander s’ils en sont satisfaits, savoir ce qu’ils souhaiteraient avoir en plus.

Aux clients qui le désirent, nous proposons également de former le médecin, son conjoint ou un proche collaborateur à la comptabilité. C’est un investissement au départ mais assurément une plus-value par la suite.

Demandez une présentation de vos logiciels favoris

Une étape importante pour savoir ce que propose le logiciel, ce qu’il ne propose pas et apprécier son ergonomie. Le fonctionnement de votre logiciel aura un impact sur votre façon de travailler mais aussi sur l’ensemble de votre cabinet. Essayez d’imaginer le plus précisément possible comment vous travaillerez avec ce logiciel, ce que fera votre assistante, etc.

La sécurité informatique

Pour un cabinet, un centre médical ou un hôpital, les menaces informatiques sont nombreuses. Vous trouverez dans l’article la sécurité informatique, comment se protéger ? les sites qui vous permettront de vous informer mais aussi de vous former à cette problématique. L’objectif est bien sûr de vous permettre de mettre en place les mesures qui éviteront de voir les données de vos patients détruites ou un rançongiciel bloquer toute votre infrastructure informatique.

Le label HIN garantit la sécurité des données de santé numériques. Avec le label HIN, les membres HIN indiquent aux patients et partenaires qu’ils assument leur responsabilité en matière de protection des données. Pour en savoir plus, consultez sur le site HIN la page consacrée à ce label.

Les solutions de prise de rendez-vous en ligne

La prise de rendez-vous en ligne ? Un nouveau service utile aux médecins et aux patients! Les patients peuvent au travers d’un simple navigateur prendre rendez-vous à votre consultation, ils peuvent le faire quand ils le souhaitent, y compris le soir et le week-end. Vous choisissez vous-même les plages que vous mettez à disposition (cela peut être qu’une partie de votre agenda) et les patients choisissent sur les plages disponibles le moment qui leur convient le mieux. Un nouveau service très apprécié par les patients, qui économise du temps à votre assistante médicale. Un système de rappel, par SMS ou par courrier électronique, permet de diminuer le taux de rendez-vous manqués.

Les services de rendez-vous en ligne proposent des solutions qui peuvent vous faciliter la vie, mais aussi celle de votre assistante: vous devez déplacer les rendez-vous d’une journée entière car vous souhaitez suivre une formation ? Vos patients seront automatiquement avertis par SMS ou par e-mail qu’un nouveau rendez-vous leur est proposé à une autre date.

Pour connaître l’expérience d’un médecin, lisez sur le site Ma vie de médecin l’article La prise de rendez-vous via Internet : bon ou mauvais plan ?

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Prise de rendez-vous en ligne de notre site

La communication électronique (courriel, messagerie)

Pourquoi s’y intéresser?

Il est impératif de s’intéresser à la question de l’utilisation médicale du courrier électronique car l’envoi de courriels entre professionnels de santé et entre professionnels et patients est toujours plus fréquent. C’est nécessaire pour que ces communications soient de qualité mais aussi pour respecter la loi. Il existe en plus toute une série d’outils que vous devez connaître et qui rendront votre utilisation du courrier électronique plus facile. 

Utiliser une solution de courrier sécurisé et crypté

Si des données de patients sont transmises par e-mail, elles doivent être sécurisées et donc chiffrées, c’est une obligation légale (vous pourrez en savoir plus sur les exigences légales en lisant sur le site Ma vie de médecin l’article  Communication électronique : quelles limites et quels risques juridiques pour le médecin?). Pour ce qui est des solutions de courrier sécurisé, le leader sur le marché est la société HIN (Health Info Net). Si vous n’utiliser pas encore cette solution, vous trouverez les informations dont vous avez besoin sur la page Communication sécurisée par le biais d’e-mails cryptés du site HIN. 

Les Vaudois peuvent eux utiliser une solution proposée par leur société médicale qui leur donnera une adresse @svmed.ch. Les professionnels de la santé vaudois trouveront les informations sur ce service sur la page E-mail sécurisé du site de la SVM.

Les outils à connaître

HIN propose deux outils très utiles:

  • Comment savoir si une adresse est sécurisée ? Une adresse qui se termine par @hin.ch est sécurisée. Une adresse qui se termine par @chuv.ch (pour le CHUV) ou par rhne.ch (pour les hôpitaux neuchâtelois) l’est-elle aussi ? Vous pourrez le savoir facilement en introduisant cette adresse sur la page d’accueil du site HIN où vous trouverez l’outil “Vérifier les adresses e-mail”.
  • Comment trouver l’adresse mail d’un professionnel de la santé? Ce second outil est réservé aux membres HIN, vous introduisez sur la page répertoire HIN des participants le nom d’un médecin et vous obtiendrez en une seconde son adresse mail sécurisée. 

Pour envoyer des e-mails sécurisés aux patients

HIN propose également une solution pour envoyer des e-mails sécurisés aux patients. Comme l’écrit HIN sur son site “lorsque des e-mails sont échangés entre deux adresses e-mail HIN, ils sont automatiquement envoyés de manière conforme à la protection des données. Mais votre abonnement HIN vous permet également d’envoyer des e-mails cryptés à des destinataires sans raccordement HIN – par exemple à des patients”. Vous pourrez en savoir plus sur le site HIN où vous verrez que pour que le destinataire puisse lire vos courriels, il doit s’inscrire une seule fois avec son numéro de téléphone portable. Un code lui est ensuite envoyé par SMS. Une fois qu’il a saisi ce code, il peut lire vos mails, et même y répondre, de manière sécurisée.

Pour aller plus loin

Pour en savoir plus sur l’utilisation du courrier électronique en médecine, vous pourrez lire l’article Utilisation du courrier électronique en médecine générale : recommandations pratiques publié dans la Revue médicale suisse (contrairement à ce dit son titre, il s’adresse à tous les professionnels de la santé). Vous y trouverez en particulier un chapitre “Recommandations relatives à l’utilisation du courrier électronique avec les patients”, dans l’idée de fixer avec vos patients les règles relatives à l’utilisation du courrier électronique entre eux et vous. Cela peut se concrétiser par la signature par vos patients d’un formulaire de consentement ou comme le fait le créateur de CabinetMedical.ch par une information au bas de chaque mail qui indique que “l’utilisation du courrier électronique implique l’acceptation des règles relatives à l’échange de courriels avec le cabinet.

Et WhatsApp ?

Au-delà du mail, les communications par messagerie, WhatsApp ou autres, sont toujours plus fréquentes. Ces différents outils sont très pratiques mais ils ne respectent pas les exigences de la loi sur la protection des données. Pour communiquer par messagerie en toute légalité, vous devrez une fois encore vous tourner vers un outil développé par HIN, le Hin Talk. Ce service est mis gratuitement à la disposition de tous les membres HIN disposant d’une identité HIN personnelle. Hin Talk peut fonctionner au travers d’un navigateur, via une application de bureau (Windows ou Mac) ou sur smartphone avec l’installation de l’application mobile Hin Talk (Android et iOS). Vous trouverez plus d’informations sur la page Hin Talk de HIN. 

Un site Internet pour votre cabinet?

Pour dire qui vous êtes et ce que vous faites. Pour transmettre des informations pratiques à vos patients et à ceux qui e le sont pas encore. Internet a profondément modifié les pratiques et les habitudes des patients. Vers quels services se tourner pour créer un site internet en tant que praticien? Comment organiser le site internet d’un cabinet médical? Un article à découvrir sur le blog OneDoc.

Comment optimiser votre présence en ligne?

La plupart des professionnels de la santé pensent qu’ils n’ont pas besoin de s’occuper de leur réputation en ligne, notre objectif est de vous convaincre du contraire. 

En tant que professionnel de la santé, vous devez vous intéresser à votre réputation en ligne. Il y a en tout cas deux raisons à cela. La première, que les patients qui cherchent des informations sur vous y trouvent des informations positives. La deuxième, probablement plus importante encore, est de fournir à vos patients des informations utiles, sur vous, sur votre pratique, sur votre cabinet.

Les professionnels de la santé doivent s’intéresser à leur e-réputation car s’ils ne le font pas, d’autres le feront. S’intéresser à son e-réputation est utile pour savoir ce que l’on dit de positif sur vous mais aussi ce que l’on dit de négatif ! Pour améliorer votre réputation en ligne, vous devez mettre en place ce que l’on appelle une veille mais aussi publier et partager des contenus. 

Mettre en place une veille

Il y a différentes façons de mettre en place une veille. La plus simple est simplement d’introduire votre nom dans un moteur de recherche et d’analyser les résultats. 

  • Introduisez votre nom sur Google pour connaître votre réputation en ligne !

Google propose d’automatiser cette surveillance avec son service Google alerts qui permet de recevoir par mail toutes les pages où figure votre nom. Autre alternative, Talkwalker.  

Publier et partages des contenus

La première étape est bien sûr d’avoir un site Internet pour votre cabinet. Vos patients y trouveront des informations utiles sur vous et sur votre pratique. Pour bien comprendre l’importance d’un site Internet, lisez l’article Médecins, dentistes, thérapeutes: pourquoi posséder un site internet? 

La deuxième étape est d’activer le système Google my Business qui est un service de référencement gratuit destiné à tous les professionnels. Pour bien comprendre ce service, lisez sur le site OneDoc.ch l’article Google My Business pour les professionnels de santé

La troisième étape, bien sûr facultative, est d’être présent sur les médias sociaux, par exemple au travers d’un blog. Pour en savoir plus, lisez sur le site OneDoc “Maîtriser les réseaux sociaux en tant que professionnel de santé”. Vous pourriez même être présent sur TikTok !

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