Cabinetmedical

Le dossier médical informatisé, les questions à se poser


Pour vous aider dans le choix de votre dossier médical électronique, nous vous proposons ci-dessous deux listes de questions. La première propose quatorze questions  provient du Guide de mise en route d'e-toile au cabinet. La seconde a été imaginé à partir de la liste des fonctions minimales HL7 et de notre expérience.

 

Liste extraite du guide de mise en route d'e-toile au cabinet

  • Le système est-il attractif, convivial, offrant un apprentissage intuitif ?

  • Le système ajuste-t-il ma pratique ?

  • Le système est-il spécifique à ma spécialité ou/et peut-il être « customisé » ?

  • Le système peut-il être interrogé à distance et intègre-t-il des dispositifs mobiles ?

  • Quelle formation et quel support le fournisseur apporte-t-il ?

  • Est-ce que le(s) dispositif(s) de sauvegarde est(sont) robuste(s) et continuellement mis à jour ?

  • Quel est le coût et le mode de financement du système (hardware et software), des updates, des sauvegardes, des licences, de la formation sur le site, totaux ?

  • Jusqu’à quel point le système est-il interopérable (standards IHE, HL7, ICD-10, etc.) ?

  • Puis-je voir comment le système fonctionne dans un environnement réel ?

  • Suis-je certain de comprendre comment le système opère ?

  • Serai-je capable d’utiliser le DME à au moins 80% dans un délai rapide ?

  • Le groupe support est-il fiable à long terme ?

  • Les règles liées aux licences d’exploitation du système ou de modules fonctionnels du système sont-elles tout à fait claires sur le contrat ?

  • Il existe de nombreuses modalités de stockage et de sauvegarde des données, sur site, à distance, dans le cloud, etc. La procédure et le coût de récupération de ces données en cas de changement de fournisseur sont-ils bien précisés sur le contrat ?

 Source: Pilote e-toile: Guide de mise en route au cabinet. Association des médecins de Genève, 2013.

 

La liste des soixante questions... 

Le logiciel
  • Langue. Le logiciel est-il disponible en français ?

  • Système d’exploitation. Quel système d’exploitation, Windows, iOS, Web ? Quelles versions du système ?

  • Adapté. Le système est-il adapté à ma spécialité ?

  • Ergonomie. Le logiciel est-il ergonomique et convivial ?

  • Est-il simple à utiliser ? L’apprentissage est-il intuitif ?

  • Le logiciel propose-t-il des accès et / ou des vues différentes pour les médecins et pour les assistantes ?

  • Mobilité. Le programme peut-il être interrogé à distance et intègre-t-il des dispositifs mobiles ?

  • Interopérabilité. Jusqu’à quel point le système est-il interopérable (standards IHE, HL7, SNOMED) ? Traçabilité.  Le logiciel intègre-t-il une solution de traçabilité (qui a modifié quoi, quand) ?

  • Sauvegarde. Quelles sont les solutions de sauvegarde ? Sont-elles sûres ?  Peut-on vérifier simplement que les sauvegardes sont effectivement effectuées ?

  • Exportation des données. Quelles solutions existent pour exporter les données du logiciel ? Le format d’exportation permet-il d’importer les données dans un nouveau logiciel ? Et si oui, pour quels coûts ?

 

Aministratif
  • La partie administrative est-elle complète et conviviale (faites la tester par votre assistante…)?

  • Quelles données personnelles peuvent être enregistrées (téléphones fixes, mobiles, e-mail, coordonnées de l’entourage, coordonnées des prestataires de soins) ?

  • Le logiciel est-il compatible avec la carte d’assuré ?

  • Est-il possible d’enregistrer la position du patient vis-à-vis du don d’organes, ses directives anticipées ?

  • Agenda. Le logiciel propose-t-il un agenda ?  Propose-t-il une vision pour plusieurs médecins (pour les cabinets de groupe) ?

  • Est-il possible d’accéder aux données médicales directement depuis l’agenda ?

  • Existe-il une solution de rappels automatiques des rendez-vous par SMS ou par e-mail ?

  • Existe-il un traitement de texte intégré ? Modèles de lettres, rapports ?

  • Des bases de données de médecins, d’assureurs, sont-elles disponibles ? Comment sont-elles mises à jour ?

  • Comment sont intégrés les documents produits par l’application ? Comment sont archivés les documents externes à l’explication (rapports de confrères, lettre de sortie, etc.) ?

  • Quelle solution est proposée pour la numérisation et l’éventuelle intégration des documents du dossier papier (pour les médecins souhaitant numériser leurs dossiers papier) ?

  • Les différents documents du dossier sont-ils gérés comme une réelle gestion électronique des documents ? Ou simplement stockés ? Le logiciel propose-t-il par exemple un moteur de recherche interne pour localiser un document ?

  • Le logiciel propose-t-il un système de communication entre les différents membres du cabinet (messages par exemple entre le médecin et l’assistante) ?

  • Le logiciel intègre-t-il une messagerie sécurisée (communication entre les prestataires de soins, avec les patients) ?

  • Vous permet-il de partager vos informations avec les autres partenaires et avec le patient ? Et si oui, comment (voir ci-dessus « interopérabilité ») ?

 

Médical
  • Dossier médical ? Si oui, basique ou complet ? Ce dossier médical correspond-il à votre fonctionnement clinique habituel ?

  • Liste évolutive des problèmes (éventuellement selon la classification ICPC – 2) ?

  • Liste évolutive des traitements (médicamenteux et autres (physiothérapie, etc.).).

  • Le logiciel intègre-t-il une base de données de médicaments (Compendium) ? Comment est-elle mise à jour ?

  • Le logiciel permet-il de générer un plan de traitement (liste des médicaments actuels du patient) ? Permet-il de générer des ordonnances ?

  • Liste des allergies et médicaments avec effet indésirable majeur, liste des corps étrangers (stimulateur, prothèse valvulaire, prothèse de hanche, drain intra-crânien)

  • Identification des interactions médicaments-médicaments et médicaments-allergies ?

  • Liste des vaccinations. Système d’analyse des vaccins manquants ?

  • Liste des antécédents du patient, espace (modulable) pour enregistrer ses habitudes, espace pour l’anamnèse familiale et l’anamnèse sociale.

  • Espace pour les notes de suivi : anamnèse, examen clinique, décisions (espaces structurés ou texte libre).

  • Possibilité de liens vers des documents ou images propriétaires ou importés (exemple : l’intitulé « Allergie à la pénicilline » peut être lié au rapport de l’allergologue qui a confirmé le diagnostic).

  • Structuration « POMR » (Problem Oriented Medical Record) avec saisie selon le schéma SOAP (Subjectif, Objectif, Appréciation, Prise en charge) ?

  • La saisie des données est-elle structurée / chiffrée ? Intégration des résultats de laboratoire  interne / externe ? Si oui, sous quelle forme ?

  • Tableaux récapitulatifs des analyses de laboratoire ou PDF ?  Interface avec d’autres appareils ? Importation automatique des résultats de laboratoire ?

  • Archivage d’images (radiologie, photos, autres) ?

  • Création des certificats d’incapacité de travail avec possibilité d’avoir une vue récapitulative des périodes d’incapacité ? Possibilité de générer des prescriptions  de physiothérapie, de diététique, de radiologie.

  • Un système de rappel est-il intégré ? Soit rappel non lié à un patient (« commander les vaccins contre la grippe le 1er mars »), soit lié au patient (indépendamment de l’ouverture de son dossier ou à l’ouverture de son dossier)

  • Une liste de tâches est-elle proposée (liée aux patients ou non) ?

  • Le logiciel propose-t-il un accès à des bases de données de connaissances, à des systèmes-experts ? Ou simples liens vers des sites Internet sélectionnés ?

  • Le logiciel intègre-t-il des solutions pour informer le patient et sa famille (documents, sites Internet) ?

 

Facturation
  • Existe-il un système de saisie facilitée des prestations? Une sélection de positions Tarmed favorites ? Des chainages ?

  • Un validateur Tarmed est-il intégré ?

  • Est-il possible de proposer une réduction à un patient (par exemple 10 %) ?

  • Quels sont les critères d’envoi des factures ? Envoi manuel ? Automatique ? Selon quels critères (délai depuis l’ouverture du cas, envoi automatique si somme maximale atteinte, pas d’envoi si somme minimale pas atteinte) ?

  • Possibilité de facturer une somme fixe ?

  • Possibilité de facturation locale BVR et d’envoi à des organismes externes XML (Caisse des Médecins, Medidata, etc.) ?

  • Quelle solution de suivi des factures est proposée ? Existe-il aussi une gestion du contentieux, et si non comment les factures non payées sont-elles envoyés à l’organe de contentieux choisis ?

  • Les données financières peuvent-elles être facilement extraites pour la comptabilité ?

  • L’envoi des fichiers XML au centre de confiance est-il possible ? Automatique ?

 

Statistiques
  • Quelles statistiques peuvent être obtenues ? Statistiques épidémiologiques ? Cliniques ? Anonymisées ?

 

Présentation du logiciel
  • Puis-je voir comment le système fonctionne dans un environnement réel (avec des données : patients, consultations, facturation, etc.) ?

  • Le site web de présentation du logiciel est-il en français ? Présentation claire du logiciel sur le site (descriptions, copies d’écran, vidéos) ?

  • Noms de 2 ou 3 collègues utilisant le logiciel dans la région ?

 

Prix
  • Coûts du logiciel ? Achat ou location ? Coûts de la maintenance ou des mises à jour ?

  • Prix du hardware (ordinateurs, imprimantes, scanners, sauvegarde, etc.) ?

 

Formation / Assistance
  • Quelle formation est proposée, quel est son coût ?

  • Quelle assistance (horaires, ligne d’urgence, prix) ?

 

L’entreprise ?
  • Présentation de l’entreprise. Nombre de collaborateurs. Bureau / succursale en Suisse romande ?


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