La communication électronique (courriel, messagerie)
Pourquoi s'y intéresser?
Il est impératif de s'intéresser à la question de l'utilisation médicale du courrier électronique car l'envoi de courriels entre professionnels de santé et entre professionnels et patients est toujours plus fréquent. C'est nécessaire pour que ces communications soient de qualité mais aussi pour respecter la loi. Il existe en plus toute une série d'outils que vous devez connaître et qui rendront votre utilisation du courrier électronique plus facile.
Utiliser une solution de courrier sécurisé et crypté
Si des données de patients sont transmises par e-mail, elles doivent être sécurisées et donc chiffrées, c'est une obligation légale (vous pourrez en savoir plus sur les exigences légales en lisant sur le site Ma vie de médecin l'article Communication électronique : quelles limites et quels risques juridiques pour le médecin?). Pour ce qui est des solutions de courrier sécurisé, le leader sur le marché est la société HIN (Health Info Net). Si vous n'utiliser pas encore cette solution, vous trouverez les informations dont vous avez besoin sur la page Communication sécurisée par le biais d’e-mails cryptés du site HIN.
Les Vaudois peuvent eux utiliser une solution proposée par leur société médicale qui leur donnera une adresse @svmed.ch. Les professionnels de la santé vaudois trouveront les informations sur ce service sur la page E-mail sécurisé du site de la SVM.
Les outils à connaître
HIN propose deux outils très utiles:
- Comment savoir si une adresse est sécurisée ? Une adresse qui se termine par @hin.ch est sécurisée. Une adresse qui se termine par @chuv.ch (pour le CHUV) ou par rhne.ch (pour les hôpitaux neuchâtelois) l'est-elle aussi ? Vous pourrez le savoir facilement en introduisant cette adresse sur la page d'accueil du site HIN où vous trouverez l'outil "Vérifier les adresses e-mail".
- Comment trouver l'adresse mail d'un professionnel de la santé? Ce second outil est réservé aux membres HIN, vous introduisez sur la page répertoire HIN des participants le nom d'un médecin et vous obtiendrez en une seconde son adresse mail sécurisée.
Pour envoyer des e-mails sécurisés aux patients
HIN propose également une solution pour envoyer des e-mails sécurisés aux patients. Comme l'écrit HIN sur son site "lorsque des e-mails sont échangés entre deux adresses e-mail HIN, ils sont automatiquement envoyés de manière conforme à la protection des données. Mais votre abonnement HIN vous permet également d’envoyer des e-mails cryptés à des destinataires sans raccordement HIN – par exemple à des patients". Vous pourrez en savoir plus sur le site HIN où vous verrez que pour que le destinataire puisse lire vos courriels, il doit s’inscrire une seule fois avec son numéro de téléphone portable. Un code lui est ensuite envoyé par SMS. Une fois qu’il a saisi ce code, il peut lire vos mails, et même y répondre, de manière sécurisée.
Pour aller plus loin
Pour en savoir plus sur l'utilisation du courrier électronique en médecine, vous pourrez lire l'article Utilisation du courrier électronique en médecine générale : recommandations pratiques publié dans la Revue médicale suisse (contrairement à ce dit son titre, il s'adresse à tous les professionnels de la santé). Vous y trouverez en particulier un chapitre "Recommandations relatives à l'utilisation du courrier électronique avec les patients", dans l'idée de fixer avec vos patients les règles relatives à l'utilisation du courrier électronique entre eux et vous. Cela peut se concrétiser par la signature par vos patients d'un formulaire de consentement ou comme le fait le créateur de CabinetMedical.ch par une information au bas de chaque mail qui indique que "l'utilisation du courrier électronique implique l'acceptation des règles relatives à l'échange de courriels avec le cabinet.
Et WhatsApp ?
Au-delà du mail, les communications par messagerie, WhatsApp ou autres, sont toujours plus fréquentes. Ces différents outils sont très pratiques mais ils ne respectent pas les exigences de la loi sur la protection des données. Pour communiquer par messagerie en toute légalité, vous devrez une fois encore vous tourner vers un outil développé par HIN, le Hin Talk. Ce service est mis gratuitement à la disposition de tous les membres HIN disposant d’une identité HIN personnelle. Hin Talk peut fonctionner au travers d'un navigateur, via une application de bureau (Windows ou Mac) ou sur smartphone avec l'installation de l'application mobile Hin Talk (Android et iOS). Vous trouverez plus d'informations sur la page Hin Talk de HIN.
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